こんにちは、練馬区の税理士須江です！
整理整頓の意味
先日とあるセミナーで整理整頓についての話がありました。
整理整頓は「整理」と「整頓」を合わせた言葉で、それぞれに意味があります。
整理
（1）乱れた状態にあるものをととのえ、秩序正しくすること。
（2）不必要なものを取り除くこと。
整頓
よく整った状態にすることきちんと片付けること。
似たような意味に感じますが、一番の違いは「捨てる」行為が含まれるかどうかです。
「整理」には捨てることが含まれ、「整頓」には捨てることが含まれません。
無駄なものを捨てる「整理」をした後、正しい位置に置く「整頓」をするので、「整理整頓」の順となるそうです。
整理整頓のコツ
私はＡ型なので几帳面で整理整頓も得意でな方です。
仕事柄沢山の資料等を取り扱いますので、普段からきちんと整理整頓しておかないと事務所が資料だらけになってしまいます。
私の資料の整理整頓方法のコツをいくつか記載してみたいと思います。
不要なものを捨てる
整理整頓が苦手な人に共通しているのは、「整理」の方が出来ていないように感じます。
不要なものを思い切って捨てる事が整理整頓の第一歩だと思います。
「断捨離」という言葉がいっとき流行りましたが、整理整頓にはこの断捨離が欠かせません。
必要なものと不要な物を判断して、その場で捨てる習慣を身に着ける必要があります。
いつか使うかもしれないからと思って取って置いても、そのまま使わないままになる事が殆どです。
収納を増やさない
収納が増えればそれだけ資料を取っておくことが出来ますが、逆に不要な資料まで大事に取っておいてしまう事はないでしょうか？
出来るだけ収納は増やさないようにすれば、限られた収納しかないからこそ、必要な物しか残さないようになります。
スキャンしてデータで保存
全ての資料をスキャンして紙の資料を持たないという税理士さんもいるようですが、私は紙の資料とデータとを使い分ける様にしています。
やはり、紙の資料の方が確認作業が早い時もありますので、なんでもかんでもデータ化する事はかえって業務効率を下げるケースもありますので、ケースバイケースで対応しています。
申告書や決算資料等に関しては、決算作業が完了した段階で全てスキャンしてドキュワークスを使って保存しています。
大量の資料を短時間でスキャンするには複合機が欠かせません。
データ化する事のメリットは、外出先でも過去の資料をすぐに見ることが出来る事です。
保存データのバックアップ
データ化した紙資料は一定の保存期間を設けて、その期間を過ぎた段階でシュレッダーにかける様にしています。
従いまして、古い資料はスキャンしたデータのみとなってしまいますので、データのバックアップ等は必須です。
もしデータ自体がなくなってしまったら、過去の資料がなにもなくなってしまいますので、その様な事が起きないような体制を構築しておく必要があります。
弊社はデータは全てサーバーに保存しており、そのサーバーのデータも毎日バックアップ用のメディアにバックアップを自動で取るようにしています。
さらに、ＴＫＣのデータバックアップサービスを利用していますので、毎日サーバーのデータをＴＫＣのデータセンターに自動でバックアップするようになっています。
まとめ
業務効率を上げる為には資料の整理整頓が欠かせません。
あとでやろうと思っていると結局やらずに資料だけが溜まってしまいますので、ルーティンワークの中に整理整頓も含めて常に身の回りをきれいにするように心がけています。
