こんにちは、練馬区の税理士須江です！
連絡手段について
お客様との連絡手段に関しては、現時点ではメールと電話がメインです。
最近はＬＩＮＥを使う機会も増えてきました。
社長の奥様が経理をしているケースも多く、その様な場合に月次訪問のアポを取る時はＬＩＮＥで奥様と連絡をすることも増えてきました。
お客様にとってはメールや電話よりもＬＩＮＥの方が使い勝手がいいのでしょうね。
また、最近とあるサービスを契約して、先方に伺っての面談での相談又はメールでの相談は何度でもＯＫ（電話は不可）という内容ですが、簡単な質問でわざわざ会うのも面倒なので今の所すべてメールで対応しています。
受けるサービスの内容や金額によってどの様な連絡手段が適しているかはまちまちですが、メールと電話のメリットデメリットについて考えてみました。
電話
メリット
・手っ取り早く解決できる
ちょっと聞きたいことがあった時に電話してすぐに解決できるのは電話ならではのメリットだと思います。
・メールに比べて電話の方が意思を伝え易い
ちょっとしたニュアンスの違いも電話の方が伝え易いですし、声の感じで相手の理解度もなんとなく分かりますよね。
デメリット
・相手の時間を無条件に奪ってしまう
ホリエモンが「電話してくる人とは仕事するな」という話をしていました。
すごい徹底ぶりですね！
・繋がらないことが多い
今は殆どの人が携帯電話を持っていますので、会社ではなく直接携帯にかける機会も増えて来ました。
しかし、携帯電話があるからといっていつでも出られるわけでもなく、出られなかった時に着信履歴を見て折り返しの電話をしたら今度は相手が出ないこともしばしばありますよね。
留守電に用件を入れてくれればいいのですが、着信履歴だけだと何の用件だろうと気になってしまいます。
・記録が残らない
メールの場合は記録が残りますが、電話の場合は録音でもしない限り記録が残りませんので大事な話をする時は不向きかもしれません。
メール
メリット
・相手の状況に関係なく24時間いつでも連絡をすることが出来る
電話ですと朝早くとか夜遅くには連絡できませんし、お昼時や先方の営業時間や繁忙な時間帯等にも気を使わなければなりませんが、メールの場合はそのような事を気にすることなく24時間いつでも連絡をすることが出来ます。
・記録がきちんと残せる
メールの場合は日時から内容まで全て記録として残せますので、大事な要件で記録をきちんと残しておきたいときはメールが一番だと思います。
デメリット
・いつ返事が来るか分からない
メールの場合は、ＬＩＮＥの様に相手が見たのか分かりませんし、いつ返事が来るかは相手次第になります。
急ぎの場合にメールでしか対応できないと困ることもあります。
・文章にするのが面倒
ちょっとしたことを聞きたい時にいちいち文章にするのが面倒ですよね。電話だと一瞬で終わる話がメールだと逆に時間がかかるケースもあります。
また、細かなニュアンスを伝えるのも難しく、ものすごく時間をかけて文章を考えたのにこちらの意図とは違う回答が来ることもあります。
その様な時は電話だったら一瞬で終わるのに～と思う事もあります。
・誤送信のリスクがある
私は今だ経験がありませんが、急いでいるとうっかり送信先を間違えてしまう事はあり得ますよね！
税理士業務はお客様の大事なデータをお預かりしていますので、うっかり間違えたは許されませんので送信ボタンを押す前には必ず一呼吸おいて確認をきちっとするようにしています。
私の使い方
自分が連絡をする側の場合は、基本的に相手や内容によって電話とメールとＬＩＮＥの3種類を使い分けています。
それ以外の連絡手段に関しては、現時点では仕事上では使わないようにしています。
理由としては種類を増やしてしまうとそれだけ確認作業に時間を取られてしまうからです。
お客様からの連絡に関しては、電話が7割、メールが2割、ＬＩＮＥが1割位の割合ですね。
お客様から連絡が来るケースは、税務会計に関する質問が殆どですので、電話の方が手っ取り早いのでしょうね。
お客様はすぐ解決したいから電話をしてくるわけで、税理士もサービス業ですからホリエモンの様な対応は現実的には出来ません。
お客様との打ち合わせ中で電話に出られない時も、必ずその日のうちに折り返しの連絡はします。
よくお客様から以前の税理士は質問をしても全然回答の連絡がないとの不満の声を聞くことがありますが、サービス業としてはレスポンスの速さは非常に重要だと考えています。
質問の内容が難しくて即答できない時は、回答までにかかる大体の日数をお伝えすれば済む話なので、連絡をしないこと自体があり得ませんが結構そういう話はよく聞きます。
まとめ
連絡手段は時代とともに多様化して便利になってきましたが、それぞれメリット・デメリットがあります。
最近ではＳｋｙｐｅやＺｏｏｍといったツールを使えば、離れていても相手の顔を見ながらコミュニケーションを簡単に取ることが出来る様になりました。
私も先日とあるサービスを受ける為に初めてＺｏｏｍを使いましたが、非常に便利なツールだと実感しました。
Ｚｏｏｍについてはまた別の機会に記事にしたいと思います。
税理士の仕事は、会計データを確認する為には原始証憑を見なければなりませんので、遠隔で作業を完結するのは現実的には難しい部分がありますが、お客様とのコミュニケーションツールとして便利なものはこれからも積極的に取り入れて行きたいと思います。
