こんにちは、練馬区の税理士須江です！
昔と比べて切手を使う頻度が極端に少なくなりました。
切手を使わなくなった理由を考えてみました。
電子申告のおかげで申告書を郵送する事がなくなった
弊社は申告業務は原則全て電子申告で行っていますので、申告書を郵送する必要がありません。
電子申告に対応していない届出書や添付書類の送付等に関しては郵送になりますが、数はそんんなに多くありません。
レターパックの利用が増えた
レターパックとは、Ａ４サイズ・4ｋｇまで全国一律で、信書も送れるサービスです。
申告書は信書になりますので、レターパックであれば送ることが出来ます。
レターパックを利用するメリットを以下に記載します。
・日本全国一律510円または360円です。
・追跡サービスで郵便物の配達状況を確認できるので安心です。
・郵便窓口への差出のほか、ポスト投函もできるので便利です。
レターパックの詳しい内容については、郵便局のホームページをご覧ください。
弊社の基本サービスの月次巡回監査で毎月お伺いするので、お客様と資料のやり取りをする事が殆どない
月次巡回監査のメリットの一つでもありますが、毎月お客様の所へご訪問しますので、資料のやり取りを郵送ですることは滅多にありません。
また、月次巡回監査で月次決算を行い、その場で試算表をプリントアウト又はＰＣ画面上で経営者の方にご説明しますので、後から試算表を郵送したりすることがありません。
記帳代行を行っていないので、郵送での資料のやり取りがない
弊社は原則として記帳代行サービスを行っていませんので、経理資料をお客様と郵送でやり取りすることがありません。
メールで資料のやり取りが出来る
月次巡回監査を基本サービスにしている為、お客様と資料のやり取り自体が少ない事務所ですが、たまに発生する資料のやり取りも大抵はメールで対応出来ますので、郵送することがあまりありません。
例えば、従業員が退職したので、源泉徴収票を発行する時も、給与データをメールで頂き源泉徴収票を作成したらＰＤＦファイルを添付してメールで送り、お客様はそれをプリントアウトして従業員さんに渡します。
試算表も銀行の融資等で急に必要になった場合でも、ＰＤＦファイルを添付してメールで送り、お客様はそれをプリントアウトして金融機関に渡します。
郵送は速達でも翌日になってしまいますが、メールであれば即座に対応出来ますし、外出先でもＰＣがあれば対応出来ますので、お客様へのサービスの質を上げるためにもレスポンスを早めることは非常に大切だと考えています。
事務所通信の発送にはゆうメールを利用している
弊社は毎月事務所通信をお客様や近隣の金融機関等へ郵送していますが、この郵送にはゆうメールを利用しています。
ゆうメールとは3ｋｇまでの冊子とした印刷物やＣＤ・ＤＶＤを、安価にお届けするサービスで、書籍や商品カタログなどの送付に最適なサービスです。
但し、信書を送ることは出来ません。
ゆうメールと料金後納制度を利用することで、切手を貼ることなく郵送することが出来ます。
ゆうメールと料金後納の封筒への印字は、封筒を作成する時に印刷会社の方で無料のサービスで印字して貰っています。
郵便料金は通常料金よりもだいぶ安く、料金後納の制度を利用すれば支払を翌月口座引落にすることも出来ます。
弊社の事務所通信の様に大量の郵便物を発送するにはゆうメールがお勧めです。
まとめ
勤務時代は電子申告をしていなかったので、毎月月末に大量の郵送物を税務署や都税事務所・市役所等に発送する作業がありましたが、独立してからは電子申告出来るものは全て電子申告にしているので、郵送する機会が大幅に減りました。
郵送自体は手作業なので結構な時間を使いますし、郵便局やポストへ持って行く手間もあります。
業務効率を上げたり、サービスの質を上げて行く為には、郵送以外の手段を利用してレスポンス良く対応していく必要がありますので、今後も色々なサービスを使って行きたいと考えています。