こんにちは、練馬区の税理士須江です！
整理整頓が得意です
プロフィールにもありますが、私の血液型はＡ型ですので比較的几帳面な性格です。
几帳面な性格のため整理整頓が得意です。
この整理整頓の技を使って、経理業務を効率化することを得意としています。
経理業務に関する書類ってたくさんありますよね。
領収書に請求書に納品書等々、毎日色々な資料が送られてきます。
これらの資料は保存義務がありますので、きちんと保存していつでも必要な書類が取り出せるようにして行く必要があります。
よく見かけるのがひと月分の書類をまとめて封筒等に入れちゃうパターンですが、このやり方は単純でいいのですが、後から必要な書類を探し出すのに非常に苦労します。
領収書も同じで、まとめてごそっと封筒に入れて保存してしまうと後から見たい領収書を探すのに苦労します。
なぜこのようなやり方をされる方が多いのかというと、ただ単に整理の仕方が分からないからというケースが殆どです。
税理士もこの辺の指導をきちんとしていない人が結構いる様に感じています。
弊社が一番最初にやることは資料の整理からです
弊社と税務会計顧問業務のご契約を頂いた時に、弊社が一番最初に始めるのが資料の整理整頓です。
資料を一通り把握したら、資料を一式お預かりして資料の整理を行います。
この資料の整理には税理士側にも大きなメリットがあります。
資料を全て一通り目を通すことになりますので、お客様の内容を短時間で把握することが出来ます。
お客様の方でも今まで整理の方法が分からず、書類があちこち分散していたものが、弊社が用意したファイルに全て収まる様になりますので、管理がしやすくなります。
請求書や納品書等が郵送で届いたらすぐにファイルに綴じる習慣が出来ますので、お客様の方でも整理整頓が自然と出来る様になります。
書類がきちんと揃っていればお互いの手間が減ります
税理士とお客様との間でよくあるのが、税理士が求めている書類が出てこないという事です。
お客様の方で書類の整理の方法が分からなかったり、どの資料を保存しておかなければいけないかが分からなかったりとこういうことが原因で良く発生します。
お金の入出金にまつわる書類は基本的に全て取っておく必要がありますので、それらの書類を簡単に整理するためのファイリング術を初期指導の段階できちんとお伝えすることにより、経理に必要な書類をいつでも簡単に探し出すことが出来る状態にします。
弊社のお客様は全て同じ方法で書類の整理の方法をお伝えしていますので、月次巡回監査の時は経理資料を綴じているファイルをご用意して頂く事により、スムーズに月次決算のチェックをすることが出来ます。
税務調査でも調査官の印象が良くなります
今までの税務調査の経験上、資料をきちんと整理しておくことは調査官の印象が良くなり調査にプラスに働くと感じています。
資料をきちんと整理整頓して調査官の求める資料を素早く提示し、的確に質問に回答することが調査を早く終わらせることに繋がります。
調査官の印象が良くなれば、細かい所を見ることなく調査終了になるケースも今までにも結構ありました。
まとめ
経理資料をきちんと整理整頓しておくことは、経理業務を効率化する為には非常に大切です。
税理士にとっても、書類をきちんと整理しておいて頂けると、非常に助かりますし、お互いの手間がそれだけ減る事にもつながります。
但し、上述したように私の経験上、お客様は経理業務を効率化するための書類の整理方法が分からないケースが殆どです。
税理士が書類の整理方法をきちんと指導していないケースが多いのが原因ですが、せっかく資料を整理するのであれば、お互いの手間が最小限になるようにすれば、お互いにとって非常にメリットが大きいと思っています。
経理業務の効率化が弊社の強みのひとつでもありますので、この様なサービスを受けたいと思われたお客様はお気軽にご連絡下さい。