こんにちは、練馬区の税理士須江です！
税理士業務の殆どをパソコンで行うため、パソコンだけでなくパソコン周辺機器への投資も業務の効率化の観点からは欠かせません。
前回に引き続き、弊社で使用しているパソコン周辺機器に関して紹介してみたいと思います。
サーバー
業務の効率化で欠かせないものの一つにサーバーがあります。
サーバーの導入にはコストが掛かりますので、弊社の様な小規模な事務所にとって負担は小さくありませんがコスト以上の効果があると感じています。
サーバー導入によるメリット
・データを全てサーバーに保存することにより管理がしやすくなる。
・複数の人間でデータを共有することが出来る。
・外出先からサーバーにアクセス出来るので、どこでも事務所と同じ環境で作業が出来る。
・システム会社と保守契約をしているので、不正アクセス等の監視や定期的にシステムのチェックをしてもらえる。
・システム会社とバックアップサービスを契約しているので、毎日サーバーの全データをシステム会社のデータセンターへバックアップするため、データの消失のリスクがない。
弥生ドライブ
弊社が利用している会計ソフト「弥生会計」も弥生ドライブという機能を使い、データを弥生のデータセンターに預ける事により、お客様とデータの共有が可能になっています。
クラウド会計ソフトと違う点は、従来通りソフト自体はパソコンにインストールして利用する所です。
データだけを弥生のデータセンターに預けて、弥生会計を利用する時に、その都度データをパソコンにダウンロードして、利用が終わったら最新のデータをデータセンターにアップロードする仕組みを取っています。
弥生ドライブのメリット
・データをお客様と共有することができます。
・クラウド上で操作をしないので、入力速度や操作性が良い。
・パソコンが壊れてもデータ消失のリスクがない。
弥生ドライブは、従来の会計ソフトとクラウド会計ソフトとの中間の様な存在です。
もちろん、弥生会計もクラウド会計ソフトをリリースしていますが、現時点では使い勝手があまりいいとは言えないので、導入は見送っています。
但し、クラウド会計は日進月歩で進化していますので、引き続きその動向は注視しつつ、こちらの要求を満たすレベルの機能を備えた時には導入していこうと考えています。
その他のクラウドサービス
現在はドロップボックスやグーグルドライブ等のクラウドサービスが提供されており、サーバーと同じ様にデータを共有し、外出先でもネットに繋がればいつでもデータを見ることが出来る仕組みを比較的低料金で利用することも出来ます。
弊社の場合税務申告ソフト及びその他のデータは全てサーバーに保管して、会計ソフトは弥生ドライブを利用していますので、これらのサービスは現時点では利用していません。
但し、これらのサービスも非常に便利なサービスですので、少しずつ勉強して今後はサービスの質を高める観点からも利用していこうと考えています。
まとめ
外出先からいつでも全てのデータを見ることが出来るということは、一昔前では考えられませんでしたが、技術の進歩によりそれが可能となり、税理士業務の効率を飛躍的に上げることが出来るようになりました。
毎日持ち歩いているパソコンにデータを一切保存せずに、外出先からいつでも全てのデータにアクセス出来ることにより安全性の確保と業務の効率化の両方を満たすことが出来る為、サービスの質の向上の為には必要な投資だと考えています。