こんにちは、練馬区の税理士須江です！
繁忙期の前に
今年も残す所あとわずかですね！
税理士業界は12月の年末調整業務が始まるころから確定申告が終わるまでが繁忙期となります。
11月は30日しか無い上に祝日もありますので、実質的な稼働日が21日しかありません。
また、11月は法人のお客様の決算が3件ある上に相続の案件も重なっている為、私の場合は実質的に11月から繁忙期が始まる感じですね。
繁忙期に入ると作業に追われてなかなか時間のゆとりがありませんので、繁忙期前に断捨離をしてみました。
今回断捨離したのは、紙の資料とデータです。
スキャンして捨てる
紙の資料は必要最低限にするように心がけてはいるのですが、それでも少しずつ溜まってきます。
決算時の資料や申告書等はその都度スキャンしてデータ化しているのですが、それ以外の紙の資料に関しては取り敢えずファイリングしてそのままにしているものもあります。
何でもかんでもその都度スキャンするのは逆に効率が悪いので、1年に1回位の頻度で溜まっている紙の資料の中で必要なものだけスキャンして捨てる様にしています。
その時は必要だと思って取っていたものでも時間が経つと必要性を感じないものも多々ある為、しばらく時間をおいてから本当に必要な物だけをスキャンするようにしています。
データの整理
パソコン等で作成したデータは全てサーバーに保管しています。
データの整理のポイントはフォルダの体系を統一する事と、ファイルの名前の付け方をなるべく統一することが大切だと思っています。
必要なデータがすぐに出てこないのでは探す時間が無駄ですので、どこにどのデータがあるかがすぐ分かる様にしておく必要があります。
こちらも紙の資料と同じで、１年に1回位の頻度でメンテナンスすると非常にすっきりします。
データに関しては捨てるというよりも整理するという感じです。
複合機が大活躍
大量の資料をデータ化するのに複合機は欠かせません。
複合機は読み込みのスピードが圧倒的に早いのと、モノクロやカラーや両面でもなんでも対応出来るので非常に重宝しています。
ちょっとした資料をスキャンする場合はスキャンスナップ等でも問題ありませんが、大量の資料を一気にスキャンする場合は複合機の方が圧倒的に便利です。
複合機はコピーやプリンターとしては殆ど使わず、スキャナーとして使っている頻度の方が圧倒的に多いですね。
まとめ
ぺーバーレス化は作業効率を上げる為には非常に大切な作業です。
データ化しておけば、ノートパソコンさえあればいつでもどこでも必要な資料を見る事が出来ます。
但し、なんでもかんでもスキャンして取り敢えずデータ化してしまうと、データの量が増えて過ぎて逆に必要なデータを探すのに苦労してしまっては本末転倒です。
ペーパーレス化で効率化をするには、データ化するルールと定期的なメンテナンスが欠かせません。
繁忙期を前に不必要な紙の資料を全て処分して、データの整理が出来たので非常にすっきりしました。