サーバーの入れ替え
先日事務所のサーバーのリース期間が終了となるため、新しいサーバーに入れ替えました。
TKCの担当の方が事務所に来て、朝9時から午後3時位までかけて入れ替え作業をしてくれました。
クラウド
今回の入れ替えで大きく変わった点は、TKCの申告ソフトが全てクラウド化された点です。
クラウド化されたからと言っても、一番最初のメニュー画面の雰囲気が少々変わった以外は今までと何も変わりません。
クラウド上のデータを直接操作するわけではなく、都度データをノートパソコンにダウンロードして操作する仕組みなので、操作性が悪くなると言うクラウド特有のデメリットはありません。
単に保存先が、事務所のサーバーからTKCのデータセンターに変わっただけと言うことになります。
弥生会計も同様
弊社は会計ソフトは弥生会計のみを使用しております。
弥生会計のデータも弥生ドライブと言うサービスを利用して、全て弥生のデータセンターに保存する仕組みとなっています。
このサービスのおかげで、お客様と会計データを共有することが出来ます。
こちらも一般的なクラウド会計と異なり、クラウド上のデータを直接操作するわけではなく、都度データをノートパソコンにダウンロードして操作する仕組みなのでこちらも操作性が悪くなると言うクラウド特有のデメリットはありません。
サーバーの役割
会計事務所はお客様の大切な情報を沢山お預りするため、データの管理には非常に神経を使います。
もともと会計データは全て弥生のデータセンターで保管していましたが、今回のサーバーの入れ替えによって、申告データも全てTKCのデータセンターで保管する事になりました。
従いまして、事務所で保存するデータはExcelやワードやPDFファイル等だけになります。
今はドロップボックスやOneDrive等のクラウドストレージサービスを利用すれば、この様なデータもクラウド上に保管する事が出来ますので、敢えてサーバーを使わなくてもデータの保存は可能な時代になりました。
今回もサーバーを入れ替えるかそれとも、クラウドストレージサービスに変更しようか非常に迷いましたが、サーバーを選択する事にしました。
一番の決め手はやはりＴＫＣの安心感でした。
サーバー代及び保守料金は発生しますが、定期的なサーバーの管理からデータのバックアップまでを安心して任せる事が出来るのは大きなメリットだと感じています。
従業員がいなく自分一人だけであれば、クラウドストレージサービスも選択肢になりますが、従業員がいる場合はＩＤの管理等がネックになる為、事務所のサーバーにデータ保存をする方が安心感があります。
ＴＫＣのシステムをパソコンに入れていないとサーバーにはアクセス出来ませんし、不正なアクセス等の監視もしてもらえる安心感がサーバー導入の決め手になりました。
システムに特別詳しい訳ではないので、こういう部分を安心して任せられるTKCの存在は大きいと感じています。
サーバーの本体や保守料を含めても月額1万円程度であれば費用対効果的にも申し分ないかと思っています。
まとめ
一昔前は、お客様と会計データを共有するなんて考えられませんでしたが、今は様々なサービスのおかげで簡単にデータの共有が出来るようになりました。
また、外出先から会社のサーバーにアクセスすることも簡単に出来ますので、普段持ち歩くノートパソコンには何もデータを保存していなくても、お客様の所に訪問した際には事務所にいる時と同じように作業をする事が可能になりました。
但し、会計事務所がお預りするお客様の情報は会社の財務情報から個人情報まで多種多様な分そのデータ管理には非常に神経を使います。
セキュリティや使い勝手を総合的に検討した結果、今回はサーバーを入れ替える事にしました。